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Come organizzare un evento poco budget

Come organizzare un evento con un budget ridotto

Tempo di lettura: 2 minuti

Ho deciso di documentare passo dopo passo tutta l’organizzazione che sta dietro un evento.

Sto organizzando il Digital Experience Day, ovvero un evento di networking nella mia zona rivolto a freelance, professionisti e imprenditori che hanno voglia di fare rete e scambiarsi idee, contatti ed opinioni.

Per prima cosa: l’idea.

Un evento è uno strumento potentissimo, ma deve avere un’anima, uno scopo, una storia che lo faccia restare in piedi e camminare con le sue gambe.

L’idea mi è venuta un pomeriggio di fine maggio, quando stavo cercando su Eventbrite degli eventi di networking nella mia zona (Treviso), ma non ho trovato nulla.

Allora mi sono detta: “Perché non organizzarne uno?”

Detto fatto, ho cominciato a buttare giù delle idee confuse su un tovagliolo (le idee migliori mi vengono sempre nei momenti più strani).

Non vi dico quanto ero soddisfatta.

Ho scritto subito un paio di messaggi a delle persone che potevano essere interessate, e mi sono sembrate incuriosite.

Ci ho dormito sopra e il giorno dopo mi sembrava ancora una buona idea (questa è la prova del nove che applico ad ogni idea che all’inizio mi sembra meravigliosa, rivoluzionaria e fantastica, mentre il giorno dopo ne realizzo la fattibilità a mente fresca).

Sono quindi passata allo step successivo, ovvero concretizzare l’idea.

A voce mi sembrava tutto molto bello e semplice, ma nel concreto mi aspettavano una serie di batoste a smontare le mie belle aspettative.

Oltre che ad un mese di ansia, tanto lavoro e poche certezze.

Per fortuna, dopo aver sparso un po’ la voce, le persone mi scrivevano spontaneamente chiedendomi maggiori informazioni sull’evento, e avevo già raggiunto una piccola quota di partecipanti.

Ero al settimo cielo, ma non avevo fatto i conti con il portafoglio…

Per organizzare un evento coi controfiocchi ci vogliono soldi, e tanti.

Ma come, Elisa? Il titolo di questo articolo non è “come organizzare un evento con un budget ridotto”?!
Certo, infatti il mio budget era basso, bassissimo e con questa serie di articoli cerco di raccontare come ho fatto a spendere relativamente poco e a creare un evento.

L’aspetto più duro di tutta la faccenda è stata la scelta della location.

Trattandosi di un evento professionale, dovevo trovare una location all’altezza.

Doveva essere comoda da raggiungere, all’aperto visto il periodo estivo, molto bella e ricercata, ma anche economica.

Ed è a questo punto che mi si è palesato il magico potere della rete, intesa come insieme di persone pronte ad aiutarsi l’un l’altro.

Infatti, la Villa che ho poi scelto come location mi è stata presentata da un collega professionista conosciuto su LinkedIn che mi ha fatto ottenere un ottimo prezzo.

Spoiler: nel prossimo articolo continuerò a parlarvi dell’organizzazione di questo evento, proseguendo con i temi della promozione e degli aspetti pratici.